Hvad laver en bestyrelse?

En bestyrelse kan have mange facetter. Bestyrelsen er ikke længere blot en formalitet, en kontrollerende instans; bestyrelsen bliver i større og større grad anset som en nødvendig sparringspartner for virksomheder og ejere.

I denne guide tager vi dig med rundt om bestyrelsen, så du får indblik i, hvad den laver, og hvordan den kan skabe værdi for virksomheden.

Du får bl.a. svar på (læs med fra top til bund eller klik på det område, du vil vide mere om):

HVAD ER EN BESTYRELSE?

Bestyrelsen er den øverste instans i en organisation (selskab såvel som forening) og vælges af organisationens medlemmer eller ejere på en generalforsamling. Følger vi den ”officielle” definition, består bestyrelsens vigtigste opgave i at forstå og varetage den overordnede ledelse af virksomheden. Det betyder altså, at det er bestyrelsens ansvar at ansætte den rette ledelse til at lede organisationen.

Men en bestyrelse gør mere end det. De seneste år har vi set et paradigmeskifte, hvor bestyrelsen er gået fra at være et kontrolorgan til i dag at være en sparringspartner og et ressourceorgan. Hvad det betyder, kommer vi ind på i de følgende afsnit.

Bestyrelsens rolle i SMV’er

Som beskrevet ovenfor er bestyrelsens funktion først og fremmest at sikre den rette ledelse og organisation i virksomheden. Formelt set er bestyrelsens funktion at sikre, at virksomhedens økonomi og kapitalgrundlag er i orden – ja, generelt at sikre, at der er styr på tingene.

I bogen ”SMV bestyrelsen – hele vejen rundt” beskriver Mette Neville og Carsten Fode det store fokus, der er på bestyrelsens rolle, og hvordan den rolle har ændret sig:

”Bestyrelsen har flere roller. Den skal ikke blot kontrollere, at virksomheden bliver drevet forsvarligt og følger lovgivningen. Den skal også være med til at sikre, at virksomheden er sund, og at dens eventuelle vækstpotentiale udnyttes optimalt, så ejeren får størst muligt udbytte.”

Dette citat afspejler det paradigmeskifte, vi har set de senere år inden for bestyrelsesarbejdet, hvor fokus er skiftet fra kontrol til fremadrettet vækstskabelse. Dette skifte stiller større krav til bestyrelsens kompetencer og engagement.

Det betyder bl.a., at bestyrelsens funktion vil være forskellig fra virksomhed til virksomhed. Der er ikke noget ’one size fits all’, når det kommer til SMV-bestyrelser. Grundlæggende afhænger bestyrelsens rolle af, hvilken virksomhed, der er tale om, og hvilken situation, virksomheden befinder sig i. Dette vil nemlig være afgørende for, hvilke behov, bestyrelsen skal ”opfylde”.

Det er meget forskelligt, hvornår en virksomhed vælger at ansætte en bestyrelse. Nogle gør det, når tingene er ved at brænde på, og der er et konkret behov for hjælp, mens andre gør det, når tingene går rigtig godt, og der er overskud til at få nogle nye kræfter og inputs ind i virksomheden. Og derfor vil den enkelte bestyrelses specifikke funktion altid variere lidt. Følger man tanken bag det nye paradigme, vil vi dog argumentere for, at du bør se bestyrelsen som værdiskabende fremfor værdibevarende – altså giver det lige så meget, hvis ikke mere, mening at ansætte bestyrelsen, mens det går godt, fremfor når det går skidt.

 

Er det et lovkrav at have en bestyrelse?

Ifølge Selskabsloven er det kun aktieselskaber, der er pålagt at have en bestyrelse. Ved alle andre selskabsformer er der ikke tale om et lovkrav. Men nu mener vi jo heller ikke, at du bør ansætte en bestyrelse for at leve op til lovens krav. Du bør ansætte en bestyrelse, fordi din virksomhed er klar til og har brug for en ekstern sparringspartner. Er bestyrelsen ren proforma, får din virksomhed ikke reel værdi ud af den.

Uanset selskabsformen er der en række krav og formalia din virksomhed skal leve op til, hvis den har en bestyrelse.

Dem kan du læse mere om her.

BESTYRELSENS OPGAVER & ANSVAR

Formelt ansvar vs. eksekverende ansvar

For at følge tanken om, at bestyrelsens rolle både består i at kontrollere virksomheden og samtidig består i at sikre virksomhedens sundhed og vækst, vælger vi i dette afsnit også at opdele bestyrelsens opgaver i de formelle og de eksekverende.

Bestyrelsens formelle ansvarsområder

Der er naturligvis stadig en række formelle krav og ansvarsområder, bestyrelsen skal leve op til. Disse inkluderer bl.a.:

  • Varetagelse af den overordnede og strategiske ledelse og organisation
  • Ansættelse af direktion og generel ansættelsespolitik
  • Løbende rapportering af virksomhedens finansielle forhold
  • Sikring af, at kapitalberedskabet altid er forsvarligt
  • Bogføring, regnskabsaflæggelse og godkendelse af årsregnskab
  • Finansielle beslutninger
  • Etablering af nødvendige procedurer for risikostyring
  • Andre beslutninger af stor betydning for virksomheden

Bestyrelsens eksekverende opgaver

Bestyrelsen som kontrolorgan er et paradigme i modgang. Selvom mange har været vant til denne opfattelse, står tilgangen til bestyrelsesarbejdet, som sagt overfor en transformation. Mange dygtige bestyrelsesmedlemmer i Danmark prøver at bryde med denne forestilling og vil i stedet vise virksomhedsejerne, at bestyrelsen kan være den udefra komne sparringspartner, de mangler.

Derfor fylder den strategiske og eksekverende del af bestyrelsesarbejdet meget i dag. Bestyrelsen er trukket i arbejdstøjet og er blevet en ressource, virksomhederne kan bruge til at rykke deres forretning. Og det er i særdeleshed i denne del af arbejdet, at det enkelte bestyrelsesmedlem virkelig kan yde et bidrag. Bestyrelsen bør nemlig sammensættes af folk med forskellige supplerende kompetencer. Det stiller større krav til bestyrelserne, der altid vil kalde på bestemte kompetencer, og dette kompetencebehov vil ændre sig løbende. Specifikke kompetencebehov kan være områder som:

  • Kortlægning af vækstmuligheder
  • Digitalisering
  • Internationalisering
  • Innovation og produktudvikling
  • Kapitalfremskaffelse
  • Og lignende.

Har man ikke de konkrete kompetencer internt i virksomheden, er bestyrelsen et oplagt sted at få dem ind. Når man så har løst en specifik situation og ikke længere har brug for netop de kompetencer, kan der skiftes ud i bestyrelsen. På den måde kan den hele tiden komplementere virksomhedens interne ressourcer bedst muligt.

Bestyrelsesmøderne

En del af bestyrelsesarbejdet ligger selvfølgelig i bestyrelsesmøderne. Her er der igen en række formalia, der skal opfyldes, som bl.a. inkluderer at:

  • Formanden skal lede bestyrelsesmøderne og er ansvarlig for deres afvikling
  • Formanden skal sørge for, at der bliver indkaldt til møderne, hvilket oftest sker i samarbejde med direktionen
  • Der skal laves en agenda, der indeholder dels nogle standardformalia og dels de områder, der skal diskuteres på det pågældende møde
  • Agendaen samt materiale og bilag skal sendes ud tidsnok til, at alle kan nå at læse det inden mødet
  • På møderne skal der altid laves referat, hvori der står specifikt, hvad der bliver drøftet, og hvem der siger hvad
  • Referatet skal sendes ud efter mødet, og her bør man give en tidsfrist for indvendinger, og hvis der ikke kommer nogle inden fristen, er referatet godkendt

 Men bestyrelsesmøderne foregår i høj grad også som et forum, hvor der er mulighed for at diskutere nogle konkrete tanker og ideer, for at følge op på nogle tiltag, og for at sætte gang i nogle nye. Og en del af dem foregår faktisk digitalt i dag, så det ikke kræver, at man afsætter mange timer hver gang. Selskabsloven kræver, at der holdes minimum ét årligt møde, men i langt de fleste tilfælde mødes bestyrelsen 4-12 gange årligt. Og så ligger en stor del af arbejdet også mellem møderne.

Bestyrelsesmøder | ASNET Board

Mellem bestyrelsesmøderne

Arbejdsbyrden mellem møderne vil variere fra virksomhed til virksomhed og fra situation til situation. Det kommer f.eks. an på, hvilke projekter, der er i gang, hvordan arbejdsfordelingen ser ud o.l. Men en vis del af bestyrelsesarbejdet ligger altså mellem møderne – særligt som formand.

Meget af kontakten foregår digitalt i dag – lige som nogle af de ”officielle” bestyrelsesmøder gør – og det gør, at man nemt kan vende nogle ting over f.eks. Skype eller telefonen. Og på den måde er bestyrelsesarbejdet mindre formelt, end det måske før har været.

SKAL DU ANSÆTTE EN BESTYRELSE?

Hvad kræver det at have en bestyrelse?

At ansætte en bestyrelse kan være et stort skridt og en overvældende beslutning for mange virksomhedsejere. Derfor opstiller vi nedenfor fire spørgsmål, du bør stille dig selv, hvis du overvejer at ansætte en ekstern bestyrelse.

Tør du få folk tæt ind på livet?

Den måske største overvejelse, du skal gøre op med dig selv, er om du er klar til at lukke fremmede folk ind. Det er en udfordring – af den gode slags – du skal være forberedt på; når du får en bestyrelse, lukker du nogle nye folk tæt ind på livet af dig selv og din virksomhed.

Når du beslutter at tage nogle eksterne folk ind for at hjælpe dig, er det fordi, de skal være med til at skabe en fremdrift i din virksomhed. Og fremdrift kræver forandring. Det betyder ikke, at de her folk kommer for at bestemme, men det betyder, at de vil udfordre dig og måden du/virksomheden gør tingene på – med øje for virksomhedens bedste.

}

Vil du prioritere bestyrelsesarbejdet?

Når du overvejer en bestyrelse, er du nødt til at spørge dig selv: Er jeg klar til at prioritere, at mit hoved ikke kun er i den daglige drift? Er jeg klar til også at blive løftet op i helikopteren og diskutere andre – ’større’ – ting en gang imellem?

Det er klart, at det at få en bestyrelse, kommer til at kræve noget af dig. Hvor mange tror, at bestyrelsesarbejdet er lig med timevis af rapportering og kontrol, så er virkeligheden altså en anden. Bestyrelsen kommer ikke ind for at være et kontrolorgan, der holder dig i ørerne og kræver den ene rapport efter den anden. Bestyrelsen kommer ind for at være en sparringspartner, der kan guide dig og sætte skub i nogle ting. Men skal du have værdi af den sparringspartner, skal du selvfølgelig afsætte tiden til det.

Det gælder særligt på bestyrelsesmøderne. Det gode bestyrelsesmøde kræver, at I er velforberedte og klar til at diskutere større, mere strategiske områder. Derfor er det også afgørende, at du har en god bestyrelsesformand, der kan skabe struktur og ’holde dig lidt i ørerne’.

Har du brug for nogen at spille bold med?

Bestyrelsen bliver både din med- og modspiller. Du får nogen, du kan gå til og vende stort og småt med. Nogle gange har du brug for rådgivning på store strategiske beslutninger, og andre gange har du bare brug for en at ringe til en sen eftermiddag. Bestyrelsen kan være begge dele.

Det vigtige er, at du husker på, at din bestyrelse er der, fordi du og de har et ønske om, at der kommer nogle andre øjne på din virksomhed.

Har du råd til at ansætte en bestyrelse, eller har du råd til at lade være?

Der er ingen tvivl om, at det er ejerskabet, der bestemmer om bestyrelsen giver værdi – og den værdi kan måles på mange måder. Men hvis bestyrelsens værdi ikke langt overstiger de omkostninger, du har til den, skal det være vores påstand, at du ikke har den rigtige bestyrelse.

Økonomien bør ikke være afgørende for, hvorvidt du får en bestyrelse eller ej. Når det er sagt, er vi klar over, at mange bliver holdt tilbage af frygten for, at det er dyrt at have en bestyrelse. Men kan en bestyrelse være med til at udnytte din virksomheds vækstpotentiale, er det snarere et spørgsmål, om du har råd til at lade være?

Du aftaler selv bestyrelseshonoraret med det enkelte bestyrelsesmedlem, men et typisk honorar for et menigt bestyrelsesmedlem i en SMV vil ligge på 50-100.000 kr./år, og for formanden vil det typisk være omkring det dobbelte.

Du bør gøre op med dig selv, om du tror på, at de rette bestyrelsesmedlemmer vil kunne bidrage nok til udviklingen af din virksomhed til, at de penge tjener sig selv hjem. Virker det som et skræmmende beløb, kan du altid overveje at starte med et advisory board. Og husk så på, at bestyrelsen og dens medlemmer er underlagt fuld fortrolighed og har et personligt ansvar og en personlig risiko i samarbejdet med din virksomhed.

Hvordan sikrer du bestyrelsens værdiskabelse?

Er du ud fra ovenstående spørgsmål kommet frem til, at du er klar til at lukke en bestyrelse ind, bør du som det næste kigge på, hvordan du sikrer, at bestyrelsen skaber værdi. Dette er en bekymring blandt mange virksomhedsejere; hvordan sikrer du, at du får reel værdi ud af din bestyrelse?

Først og fremmest kræver det lidt forarbejde af dig. I videoen nedenfor giver vores direktør, Henrik, dig tre spørgsmål, du bør stille dig selv, inden du ansætter en bestyrelse.

Sådan sammensætter du en god bestyrelse | ASNET

Hvordan bør din bestyrelse sammensættes?

Når du er klar til at ansætte din bestyrelse, bør du tage højde for, at det enkelte medlems kompetencer og sammensætningen af din bestyrelse, også er afgørende for værdiskabelsen.

En god bestyrelse er i vores øjne en, der tilsammen dækker de behov, din virksomhed har for supplerende kompetencer. Du og dine medarbejdere kan ikke vide alt selv, og derfor bør du se bestyrelsen som en mulighed for at tilføre noget viden og nogle kompetencer, der kan sætte ind der, hvor I måske selv kommer til kort. Det kræver, at du laver kompetenceprofiler.

 Kompetenceprofil

En kompetenceprofil kortlægger, hvilke kompetencer dit næste bestyrelsesmedlem skal besidde. Denne bør bl.a. indeholde følgende:

  • Bestyrelseserfaring
  • Strategisk erfaring
  • Personlige egenskaber
  • Funktionskompetence
  • Brancheerfaring
  • Ledererfaring eller implementeringserfaring

Med sådan en profil bliver det nemmere for dig at finde det eller de bestyrelsesmedlemmer, du har brug for på det pågældende tidspunkt. Din virksomheds situation og behov vil selvfølgelig påvirke, hvilke kompetencer du skal på udkig efter, og derfor bør du lave en ny kompetenceprofil for hvert medlem, du ansætter.

Få den nyeste viden direkte i indbakken

Vi vil gerne dele de seneste nyheder og relevant viden om bestyrelsesarbejde med dig. Tilmeld dig vores nyhedsbrev her.