Det gode bestyrelsesarbejde i små og mellemstore virksomheder er, som de fleste erfarne erhvervsfolk vil vide, en sammensat størrelse og svær at sætte en formel på. Alligevel er der en række ”faste rammer” som uanset branche og virksomhed bør være top of mind, når bestyrelsesarbejdet indledes. Denne række grundlæggende rammer har afgørende betydning for det succesfulde bestyrelsesarbejde. Særligt på tre områder er det farligt at gå på kompromis. Disse tre områder vil vi gå lidt i dybden med i denne artikel.
“Det er ikke fordi, det er her de “sjove” udfordringer ligger, eller fordi det er et arbejde, der som sådan giver udslag på bundlinjen, men ganske enkelt fordi, det er rettidig omhu.” Det forklarer direktør i ASNET Board, Henrik Nielsen. ”Både erfaringen og forskningen viser, at der er nogle formelle rammer som, hvis de ikke er på plads, kan skade både bestyrelsesarbejdet og i sidste ende virksomheden,” siger han.
3 grundlæggende rammer, du ikke må overse
Først og fremmest handler det om kendskab til de basale lovgivningsmæssige rammer for arbejdet. Her vil en meget stor del naturligt være branchespecifikt. To juridiske dokumenter er dog pligtlæsning for alle bestyrelsesmedlemmer:
“Der er selvfølgelig forskel på, om du sidder i bestyrelsen i et landbrug og i en værtshuskæde. Men overordnet er der to lovgivninger, det er vigtigt at kende for alle, nemlig selskabsloven og årsregnskabsloven,” siger Henrik Nielsen. Derudover fremhæver han især tre områder, som alle bestyrelsesmedlemmer bør interessere sig for, men hvor både bestyrelse og (ejer)ledelse i små og mellemstore virksomheder har en tendens til at overse værdien af indsigt, afklaring og, ja, faste rammer.
1. Ejeraftale
Hvis du er på vej ind i en virksomhed som bestyrelsesmedlem – eller formand – er et godt råd, at man ved, hvad man går ind til. Her er vedtægterne selvfølgelig afgørende læsning, men ofte vil der også eksistere en ”ejeraftale”, og den er det en god idé at få indblik i. Ejeraftalen overtrumfer ikke vedtægterne, men den har stor indflydelse på, hvordan de reelt bliver udmøntet – og i modsætning til vedtægterne er en ejeraftale ikke offentlig.
“Hvis du ikke kender detaljerne i den indbyrdes aftale mellem ejerne, kan du virkelig komme galt afsted, og jeg vil næsten sige, at kan man som bestyrelsesmedlem ikke få indsigt i ejeraftalen, så skal alle alarmklokker ringe,” siger Henrik Nielsen.
Foruden ejeraftalen bør bestyrelsen også kende indholdet i det aftalebrev, der er lavet mellem virksomheden og dens revisor. Dette vil meget ofte være standard, især i større revisionshuse, men aftalebrevet kan også gemme på ekstra formuleringer og aftaler, det er en fordel at kende.
2. En snor i direktionen
Formelt set er det som bekendt bestyrelsen, der ansætter direktionen, og ofte findes der en direktionskontrakt med nogle helt overordnede formuleringer. Det kan dog være yderst gavnligt for virksomheden at tilføje det, der i Selskabsloven hedder, en “direktionsinstruks”. Det gælder også i en ejerledet virksomhed, hvor forslaget måske i første omgang bliver mødt med himmelvendte øjne. Instruksen er rettet mod beslutningstagere i virksomheden og kan blandt andet indeholde begrænsninger på brugen af budget, så der eksempelvis ikke kan bruges penge, før de er tjent, selv om det er på budget. Helt overordnet er en sådan instruks alene en sikring af, at alle trækker i samme retning.
“Det handler ikke om at reducere folks kompetencer, men tværtimod om at få dem gjort synlige ved at skabe klare rammer,” siger Henrik Nielsen og fortsætter: “Dermed sikres stringens i forhold til virksomhedens overordnede strategi, og ikke mindst fungerer det som en forsikring mod at ende i situationer, hvor ordrer må annulleres eller medarbejdere undsiges.”
3. Struktur og hukommelse
Sidste punkt er på mange måder det mindste og det nemmeste at overskue. Men dermed ikke sagt, at det ikke er vigtigt. Det handler nemlig om styring af selve bestyrelsesarbejdet i form af forretningsorden, årshjul, agendaer og referater. I forhold til forretningsorden og udarbejdelse af et årshjul indeholdende de temaer, der skal behandles på årets møder, er dette et enkelt men effektivt styringsværktøj, som det ansvarlige professionelle bestyrelsesmedlem bør kræve, at der afsættes tid til.
“Det skaber et overblik og en forpligtende ramme for arbejdet, der ganske enkelt øger værdien af den tid, der bruges,” siger Henrik Nielsen.
Hertil kommer de enkelte møde-dagsordner og ikke mindst referaterne. Her viser erfaringen en tendens til, at de godt nok laves, men at de laves uden megen tanke på, hvad de skal anvendes til. Derfor skal bestyrelsesmedlemmet stille krav til, at referaterne har en kvalitet, der gør dem til en brugbar videns- og erfaringsbank for bestyrelse og virksomhed og dermed får værdi som et historisk dokument.
“De skal være på et niveau, hvor de reelt beskriver, hvad der skal foregå, og hvad der er foregået – selvfølgelig uden at alle detaljer og fagter er med, men så der bliver tale om reel nedfældet historik fremtidige interessenter og beslutningstagere kan dykke ned i,” siger Henrik Nielsen.
