“En af de store udfordringer i bestyrelsesarbejdet er at få samarbejdet i organisationen og i en beslutningsproces til at fungere optimalt. Kort sagt kan man sige, at opgaven går ud på at få de forskellige personligheder og holdninger til at spille sammen, så forskelligheden bliver en styrke og ikke en problemstilling.”
Sådan lød det fra Susanne Broeng, organisationskonsulent og supervisor, inden hun i starten af maj skulle afholde temaaften for ASNET Boards medlemmer. Susanne har en master i psykologi og er i gang med at skrive en Ph.d. ved Aalborg Universitet, hvor hun bl.a. fokuserer på arbejdet med gruppeprocesser og beslutningsprocesser i organisationer.
Ifølge Susanne er gruppeprocesser og gruppedynamik utroligt vigtigt for både ledelser og bestyrelser, da de har en stor og afgørende indflydelse på den måde, en beslutningsproces forløber på i en virksomhed.
”Hele beslutningsgrundlaget for en organisation bliver påvirket af, hvordan de her processer kører internt i organisationen. Det handler om, hvorvidt man træffer de rigtige beslutninger, og hvad der sker, hvis man træffer den forkerte beslutning. Hvad er det for faktorer, vi skal tage hensyn til, hvis vi ønsker at træffe en beslutning, som faktisk er svær for en organisation at acceptere?”, siger Susanne.
Gruppeprocesser finder sted overalt i en organisation, og der skal hele tiden træffes beslutninger om ting, der påvirker mange mennesker i organisationen. Beslutninger som ofte kræver, at man har medarbejderne med i processen, så vidt det overhovedet er muligt. For hvad sker der, hvis man ikke har det rette grundlag at træffe en beslutning på? Så risikerer man at træffe en beslutning, der kun tager højde for ens egne holdninger.
Få medarbejderne i tale
Ifølge Susanne er det gennemgående problem, at medarbejderne ikke står frem med deres meninger, fordi de ikke bliver opfordret til det.
”Et af de symptomer, der kommer frem, som jeg selv er meget optaget af, er faktisk tavshed. Tavshed resulterer i, at den nødvendige information om en organisation simpelthen ikke når frem til ledelsen eller bestyrelsen. Medarbejderne holder af forskellige grunde deres information tilbage, fordi de måske er bange for at komme til at tale imod noget, der er acceptabelt. Der kan være nogle bestemte holdninger eller ting som ledelsen gerne vil høre, fordi det giver indtryk af, at medarbejderne arbejder med organisationen”, forklarer Susanne. Hun mener, at der ligger en vigtig opgave i at delagtiggøre medarbejderne og tage hånd om deres meninger:
”De der forskellige faktorer, der spiller ind på, om man føler, at man kan være der som medarbejder og føler sig vellidt, selvom man siger nogle ting, der er besværlige indimellem, de er faktisk rigtig vigtige”, siger Susanne.
Skab en involverende kultur
At få involveret medarbejderne og få dem til at tale er ikke noget, der bare lige sker af sig selv. Det er ikke en opgave, man kan skrive på to-do-listen og tjekke af. Det handler om noget så kliché-agtigt som kultur. Det er en proces, der kræver noget fra både ledelsen, bestyrelsen og medarbejderne.
”Det handler om at skabe en kultur i organisationen, hvor ledelsen får signaleret, at de gerne vil høre de her holdninger, som går på tværs af organisationen. En åben kultur og en ledelse, der er i stand til at gå i dialog med medarbejderne om selv besværlige forhold er afgørende. Man må ikke dømme sine medarbejdere ude. Man skal signalere, at man rigtig gerne vil have de refleksioner fra medarbejdere, der måske er tæt på produktionen, salgsafdelingen osv., fordi det betyder noget for en beslutningsproces. Og derfor vil man gerne have, at medarbejderne taler og er åbne, fordi den viden, som medarbejderne har, har stor betydning for det som ledelsen og bestyrelsen har at arbejde med”, påpeger Susanne.
Men én ting er at sige, at man vil gøre noget, en anden ting er rent faktisk at gøre det. For at skabe en kultur, hvor medarbejderne føler sig involveret, og hvor forskellige holdninger er en god ting, må ledelsen og bestyrelsen selv tage ja-hatten på og gå forrest.
”Ledelsen skal vise, at de er interesseret i den her form for dialog med medarbejderne. De må ikke lukke ned for medarbejderne eller på anden måde afvise dem som nogen, der er upassende, når de kommer og siger noget. Det signal, og den handling er rigtig vigtigt”, siger Susanne.
Ledelsen skal turde teste sig selv
Tør du teste din egen beslutning, løsning og filosofi som leder? Hvis ikke, så har du nok ikke været helt god nok til at involvere de relevante parter, inden du traf beslutningen. Det mener Susanne i hvert fald, idet hun understreger, at man som ledelse skal være forsigtig med ikke at blive for snæversynet:
”Det er vigtigt at have øje på, at man som ledelse eller bestyrelse ikke kommer til at få for meget selvforståelse af nogle problemer – en selvforståelse, der gør, at man måske kommer til at se for snævert på nogle problemer og løsninger. Man skal som bestyrelse og ledelse være åben over for og interesseret i at teste sine beslutninger. Gå ud og spørg: Kan det her ses eller forstås på en helt anden måde, end det vi tror? Kan vi få nogle holdninger frem om det, vi arbejder med, som er helt forskellige fra vores egne? Er der nogle perspektiver, andre kan komme på, som vi ikke er kommet på?”, forklarer Susanne. Man skal altså turde teste sit eget grundlag, for der kan være nogle tanker hos medarbejderne, som er vigtige at få frem, og som kan påvirke, hvordan man ser på ting og træffer beslutninger.
Gode gruppeprocesser kræver tilstedeværelse
”Der foregår altid noget under overfladen i grupper.”
Sådan lyder det fra Susanne, når hun forklarer, hvad man skal være særligt opmærksom på, når det kommer til gruppeprocesser og til at skabe en involverende kultur.
”Når man er sammen som medarbejdere og er samlet i en gruppe, så gør man sig altid tanker om dem, man er sammen med og det, man er en del af. Der er altid noget på færde under overfladen, som man skal være optaget af som leder, fordi det kan komme til at påvirke en given beslutningsproces”, siger Susanne og påpeger vigtigheden af tilstedeværelse og lederskabets karakter i grupper:
”Når man arbejder med gruppeprocesser, så har man også rigtig meget brug for en leder, der ved, hvordan ledelse fungerer i grupper. Man skal kunne gå ind og gøre sig tydelig, skabe en dialog og turde tale om det, der skal tales om. Man skal kunne stille sig op med sin personlige autoritet og være en, der er tilstede og kan gå forrest i de her processer, for det gør også, at man som medarbejder i grupperne får en ro, fordi man ved, man har en ledelse, der ved, hvad de laver”, fortæller Susanne.
Vil du med til vores næste arrangement, hvor vi drøfter et nyt spændende og aktuelt emne inden for bestyrelsesarbejde, ledelse eller forretning? Læs mere om, hvad vi tilbyder dig, og hvorfor du skal blive medlem af vores bestyrelsesnetværk her.
